簡潔に、わかりやすく説明する方法

話し方・伝え方

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相手に何かを説明するとき、クドクドとわかりづらい説明をしていないだろうか。

この記事では、簡潔に、かつわかりやすく説明をするための方法を紹介する。

人間の集中時間

わかりやすく説明することを「詳細を話すこと」と思っている人がいる。しかし、人が本当に集中することができるのは、わずか数秒間だけなので、詳細を話すこと=わかりやすく説明すること、ではない。

人の話を聞く時、最初はちゃんと聞いていられたけど、途中からボーッと違うことを考えてしまった、という経験は誰でもあるのではないだろうか。このことからも我々の集中力がそう長くは続かないことがわかる。

そのため、人にわかりやすく説明するためには、まず話が長くてはいけないのだ。可能な限り短くして、集中してもらう必要がある。では短く話すためにはどうすればいいだろうか。

要点が何かを考える

ここからは、”外国人に相撲を説明する”という例題で考えていこう。まず短く話すということは、要点をかいつまんで話すことである。

では、相撲の概要を伝えるために、相撲の意味を構成している要点(要素)はなんだろう。裸で戦うこと? 体が太っていること? 土俵からはみ出したら負けること? 髷を結っていること? 神事であること? 色々思いつくと思う。

しかし、外国人相手に「相撲は神事です」と伝えても、ローブを身にまとったキリスト教徒を思い浮かべるかもしれないし、「相撲は、髷を結った人が裸で戦うスポーツだ」と言われても、そもそも髷のイメージがわかない。つまり、要点をかいつまんで伝えるにも、相手がその要素を知っているかどうか、といったことが大変重要になるのである。

したがって、要点は、一般的に、誰であってもわかることを取り入れるようにしなければならない。今回の場合だと、「体の太った男同士が、円形の土俵という範囲の中で、闘うスポーツ」といったところだろうか。

短く話す、とは

短く話す、と前置きしておいて話が矛盾するようだが、当然これだけの説明では足りないことがわかる。相撲を知らない人からすれば、太った人というのは贅肉ばかりの不健康な姿を想像するし、闘う、といっても素手なのか武器を使うのかがわからない。

短く話すことで集中させることはできるが、当然伝えたいことすべてを伝えられるわけではない。短く話しつつ、伝えたいことも伝える、それが簡潔に話す、ということである。そのためには話をテーマごとに区切るようにする。

テーマというのは、その話の主題、1番伝えたいことである。さきほどの「体の太った男同士が……」でいえば、「まず、相撲について概観してもらう」がテーマになる。そして、それだけでは足りないな、ということであれば、「次は太った体について伝えよう」とか「土俵についてもう少し説明しよう」とかテーマを掘り下げて話す。

つまり、短く話すというのは、一言ですべてを言い切れ、というものではなく、テーマごとに一言で言い切れるようにすることをいう。もちろん、ひとつのテーマが大きいものもあるから、その場合は、そのテーマをさらに分割するようにしていく。

話の流れイメージ

  1. 相撲の概要
  2. 関取の概要
  3. ルールについて
    1. 勝負開始の合図
    2. 勝敗の決め方
  4. 神事としての相撲

このように、テーマごとに話を区切れば、聞き手の集中を欠くことなく、伝えたいこともすべて伝えることができる。

まとめ

今回は、短く話す、簡潔に話す、ということに絞ってお伝えした。物理的な時間の短さもそうだが、たいていの話は一言だけで終わらせることができない。そのため、話を聞く相手方に飽きさせないため、テーマごとに話を区切る、ということがとても重要となってくる。

これ以外にもわかりやす説明する技術はたくさんある。例えば結論から話す、というのもひとつの方法である。よろしければこちらの記事も参考にしてみてほしい。

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この記事を書いた人
きむにぃ

長年にわたりコールセンターの研修講師として従事。自身が開発した業務研修では、独自の教育ノウハウを用いて離職率35%→0%を達成した。2018年に「自らの個性を輝かせながら良好な人間関係を築く力を持つ人を一人でも多く増やす」をモットーに独立。教え方と伝え方の相談所を設立し完全オーダーメイド制の個人レッスン事業を開始。また、株式会社クラウドワークスが提供するマンツーマンのスクールサービス「サイタ」では合格率11%の認定試験を通過。コミュニケーション力を上げる話し方コーチとしても活躍中。

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