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簡潔に、わかりやすく説明する方法

話し方・伝え方
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相手に何かを説明するとき、クドクドとわかりづらい説明をしていないだろうか。

この記事では、簡潔に、かつわかりやすく説明をするための方法を紹介する。

この記事を書いた人
きむにぃ

話し方教室の講師で人間関係クリエイター。約15年間コールセンター業界に従事し、お客様対応、クレーム対応、マネジメント、人材育成などのスキルを磨き独立。2020年にマンツーマンの話し方教室「教え方と伝え方の相談所」を設立。詳しいプロフィールはこちらから。

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人間の集中時間

わかりやすく説明することを「詳細を話すこと」と思っている人がいる。しかし、人が本当に集中することができるのは、わずか数秒間だけなので、詳細を話すこと=わかりやすく説明すること、ではない。

人の話を聞く時、最初はちゃんと聞いていられたけど、途中からボーッと違うことを考えてしまった、という経験は誰でもあるのではないだろうか。このことからも我々の集中力がそう長くは続かないことがわかる。

そのため、人にわかりやすく説明するためには、まず話が長くてはいけないのだ。可能な限り短くして、集中してもらう必要がある。では短く話すためにはどうすればいいだろうか。

要点が何かを考える

ここからは、”外国人に相撲を説明する”という例題で考えていこう。まず短く話すということは、要点をかいつまんで話すことである。

では、相撲の概要を伝えるために、相撲の意味を構成している要点(要素)はなんだろう。裸で戦うこと? 体が太っていること? 土俵からはみ出したら負けること? 髷を結っていること? 神事であること? 色々思いつくと思う。

しかし、外国人相手に「相撲は神事です」と伝えても、ローブを身にまとったキリスト教徒を思い浮かべるかもしれないし、「相撲は、髷を結った人が裸で戦うスポーツだ」と言われても、そもそも髷のイメージがわかない。つまり、要点をかいつまんで伝えるにも、相手がその要素を知っているかどうか、といったことが大変重要になるのである。

したがって、要点は、一般的に、誰であってもわかることを取り入れるようにしなければならない。今回の場合だと、「体の太った男同士が、円形の土俵という範囲の中で、闘うスポーツ」といったところだろうか。

短く話す、とは

短く話す、と前置きしておいて話が矛盾するようだが、当然これだけの説明では足りないことがわかる。相撲を知らない人からすれば、太った人というのは贅肉ばかりの不健康な姿を想像するし、闘う、といっても素手なのか武器を使うのかがわからない。

短く話すことで集中させることはできるが、当然伝えたいことすべてを伝えられるわけではない。短く話しつつ、伝えたいことも伝える、それが簡潔に話す、ということである。そのためには話をテーマごとに区切るようにする。

テーマというのは、その話の主題、1番伝えたいことである。さきほどの「体の太った男同士が……」でいえば、「まず、相撲について概観してもらう」がテーマになる。そして、それだけでは足りないな、ということであれば、「次は太った体について伝えよう」とか「土俵についてもう少し説明しよう」とかテーマを掘り下げて話す。

つまり、短く話すというのは、一言ですべてを言い切れ、というものではなく、テーマごとに一言で言い切れるようにすることをいう。もちろん、ひとつのテーマが大きいものもあるから、その場合は、そのテーマをさらに分割するようにしていく。

話の流れイメージ

  1. 相撲の概要
  2. 関取の概要
  3. ルールについて
    1. 勝負開始の合図
    2. 勝敗の決め方
  4. 神事としての相撲

このように、テーマごとに話を区切れば、聞き手の集中を欠くことなく、伝えたいこともすべて伝えることができる。

まとめ

今回は、短く話す、簡潔に話す、ということに絞ってお伝えした。物理的な時間の短さもそうだが、たいていの話は一言だけで終わらせることができない。そのため、話を聞く相手方に飽きさせないため、テーマごとに話を区切る、ということがとても重要となってくる。

これ以外にもわかりやす説明する技術はたくさんある。例えば結論から話す、というのもひとつの方法である。よろしければこちらの記事も参考にしてみてほしい。

結論から話す、が上手くいかない! と思ったら。
相手にわかりやすく話を伝えるために結論から話すことが良い、とされている。しかし、効果を得るために最低限守らなければならないルールもある。普段、結論から話すように心がけている人でも話が伝わらない、または話がわかりにくい、と言われたことはないだろうか。そういう人は、この”最低限守らなければならないル...
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きむにぃ

話し方教室の講師で人間関係クリエイター。約15年間コールセンター業界に従事し、お客様対応、クレーム対応、マネジメント、人材育成などのスキルを磨き独立。2020年にマンツーマンの話し方教室「教え方と伝え方の相談所」を設立。詳しいプロフィールはこちらから。

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